چرا موجودی سایت با موجودی فروشگاه یکی نیست؟ + ۷ علت و راهکار قطعی
آیا موجودی سایت شما با موجودی واقعی فروشگاه متفاوت است؟
«متأسفیم، این کالا موجود نیست.»
این جمله شاید فقط چند ثانیه روی صفحه نمایش مشتری دیده شود، اما برای صاحب فروشگاه میتواند به معنای از دست دادن یک مشتری وفادار باشد.
آیا موجودی سایت شما با موجودی واقعی فروشگاه متفاوت است؟
«متأسفیم، این کالا موجود نیست.»
این جمله شاید فقط چند ثانیه روی صفحه نمایش مشتری دیده شود، اما برای صاحب فروشگاه میتواند به معنای از دست دادن یک مشتری وفادار باشد.
اختلاف موجودی سایت و فروشگاه
تصور کنید مشتری پس از جستجو، مقایسه قیمت و پرداخت آنلاین، منتظر دریافت سفارش است؛ اما چند دقیقه بعد مجبور میشوید با او تماس بگیرید و بگویید کالا در انبار موجود نیست.
این اتفاق فقط یک اشتباه ساده نیست؛ بلکه به اعتبار فروشگاه، اعتماد مشتری و حتی رتبه سایت در موتورهای جستجو آسیب میزند.
اگر از نرمافزار حسابداری دشت برای مدیریت فروشگاه استفاده میکنید و همزمان محصولات خود را در یک سایت وردپرسی یا ووکامرسی نیز میفروشید، احتمالاً این سؤال برایتان پیش آمده است:
چرا موجودی سایت با موجودی واقعی فروشگاه یکی نیست؟
در این مقاله دلایل اصلی این مشکل را بررسی میکنیم و در پایان راهکاری را معرفی خواهیم کرد که باعث میشود موجودی سایت و فروشگاه همیشه با هم یکسان بمانند.
اختلاف موجودی سایت و فروشگاه چه خسارتی ایجاد میکند؟
بسیاری از مدیران تصور میکنند اختلاف موجودی فقط یک خطای کوچک است؛ اما در عمل این مشکل میتواند هزینههای قابل توجهی ایجاد کند.
از جمله:
- از دست رفتن اعتماد مشتری
- لغو سفارشهای اینترنتی
- افزایش تماسهای پشتیبانی
- دوبارهکاری کارکنان
- اشتباه در سفارشگذاری از تأمینکننده
- نارضایتی تیم فروش
- کاهش اعتبار برند
اگر این اتفاق چندین بار تکرار شود، مشتری معمولاً فروشگاه دیگری را برای خرید انتخاب میکند.
چرا موجودی سایت با فروشگاه یکی نیست؟
۱. ثبت دستی موجودی
رایجترین علت، بهروزرسانی دستی موجودی است.
در بسیاری از فروشگاهها، بعد از فروش حضوری، شخصی باید وارد سایت شود و موجودی را اصلاح کند.
در عمل این کار یا فراموش میشود یا با تأخیر انجام میشود.
۲. فروش همزمان از چند کانال
امروزه فروش فقط از طریق سایت انجام نمیشود.
ممکن است کالا از طریق:
- فروش حضوری
- سایت
- اینستاگرام
- واتساپ
- تلفنی
فروخته شود.
اگر همه این کانالها به یک سیستم مرکزی متصل نباشند، اختلاف موجودی اجتنابناپذیر است.
۳. نبود ارتباط بین نرمافزار حسابداری و سایت
در بسیاری از فروشگاهها، نرمافزار دشت و سایت ووکامرسی کاملاً مستقل از یکدیگر کار میکنند.
در نتیجه:
- موجودی در دشت تغییر میکند.
- سایت از این تغییر اطلاعی ندارد.
یا برعکس.
کلیک کنید و مقاله "راهنمای کامل اتصال دشت به سایت وردپرسی" را بخوانید.
۴. تأخیر در همگامسازی اطلاعات
برخی سیستمها اطلاعات را هر چند ساعت یا حتی روزی یک بار منتقل میکنند.
در این فاصله ممکن است دهها کالا فروخته شود و موجودی سایت دیگر واقعی نباشد.
۵. خطای انسانی
گاهی فقط یک اشتباه کوچک باعث اختلاف موجودی میشود.
برای مثال:
- ثبت اشتباه فاکتور
- حذف اشتباه کالا
- اصلاح اشتباه موجودی
- ثبت دوباره یک سند
۶. چند شعبه بودن فروشگاه
اگر چند شعبه دارید اما موجودی همه شعب به سایت متصل نیست، احتمال اختلاف بسیار زیاد خواهد بود.
۷. استفاده از فایل اکسل
هنوز هم بسیاری از فروشگاهها برای انتقال اطلاعات بین سایت و حسابداری از فایل اکسل استفاده میکنند.
این روش:
- زمانبر است.
- خطا ایجاد میکند.
- مقیاسپذیر نیست.
چگونه از فروش کالای ناموجود جلوگیری کنیم؟
راهکار واقعی این است که سایت و نرمافزار حسابداری با هم صحبت کنند.
به جای اینکه کارمند موجودی را تغییر دهد، سیستم باید این کار را انجام دهد.
وقتی فروشی در فروشگاه ثبت میشود، موجودی سایت نیز بهصورت خودکار تغییر کند و زمانی که سفارشی در سایت ثبت میشود، اطلاعات آن به نرمافزار حسابداری منتقل شود.
به این ترتیب، همه کانالهای فروش از یک مرجع واحد استفاده میکنند و احتمال اختلاف موجودی به حداقل میرسد.
ارتباط روشن؛ راهکاری برای همگامسازی موجودی سایت و نرمافزار دشت
یکی از خدمات تخصصی آیتی روشن، ارتباط روشن است؛ راهکاری که برای اتصال فروشگاه ووکامرسی به نرمافزار حسابداری دشت طراحی شده است.
این راهکار با هدف کاهش دوبارهکاری و جلوگیری از اختلاف اطلاعات بین سایت و حسابداری توسعه یافته و میتواند فرآیند همگامسازی موجودی، قیمت و سفارشها را خودکار کند.
در نتیجه، مدیر فروشگاه بهجای صرف زمان برای اصلاح دستی اطلاعات، میتواند روی توسعه کسبوکار و افزایش فروش تمرکز کند.
نشانههایی که میگوید فروشگاه شما به یکپارچهسازی نیاز دارد
اگر به بیشتر سؤالهای زیر پاسخ «بله» میدهید، زمان آن رسیده که فرآیندها را یکپارچه کنید:
- هر روز موجودی سایت را دستی اصلاح میکنید.
- سفارشهای لغوشده به دلیل نبود کالا دارید.
- کارکنان چند بار اطلاعات یکسان را ثبت میکنند.
- قیمت سایت و فروشگاه گاهی متفاوت میشود.
- برای هر تغییر موجودی باید وارد پنل سایت شوید.
- از اختلاف موجودی بین انبار و سایت شکایت دارید.
جمعبندی:
اختلاف موجودی سایت و فروشگاه فقط یک مشکل فنی نیست؛ بلکه مسئلهای مدیریتی است که میتواند روی فروش، رضایت مشتری و اعتبار برند تأثیر مستقیم بگذارد.
اگر هنوز موجودی را بهصورت دستی مدیریت میکنید، احتمال بروز خطا همیشه وجود خواهد داشت.
یکپارچهسازی نرمافزار حسابداری و فروشگاه اینترنتی، راهکاری است که علاوه بر صرفهجویی در زمان، خطاهای انسانی را کاهش میدهد و اطلاعات را در همه کانالهای فروش هماهنگ نگه میدارد.
اگر میخواهید بدانید این راهکار برای فروشگاه شما چگونه قابل پیادهسازی است، کارشناسان آیتی روشن آمادهاند شرایط کسبوکار شما را بررسی و مناسبترین راهکار را پیشنهاد دهند.
آیا راهکار بهتری دارید؟
اطلاع دهید (در بخش توضیحات فرم زیر بنویسید) و جایزه بگیرید.
سوالات متداول
خیر. اگر سیستمها بهدرستی یکپارچه باشند، اختلاف موجودی به حداقل میرسد و در بسیاری از موارد قابل پیشگیری است.
بهروز نشدن بهموقع موجودی، ثبت دستی اطلاعات و نبود ارتباط بین نرمافزار حسابداری و فروشگاه اینترنتی از مهمترین دلایل هستند.
ووکامرس موجودی محصولات داخل سایت را مدیریت میکند، اما اگر فروش حضوری یا نرمافزار حسابداری جداگانه داشته باشید، برای هماهنگی اطلاعات به یک راهکار یکپارچهسازی نیاز خواهید داشت.
اگر فقط از ووکامرس استفاده میکنید، مدیریت موجودی داخلی آن میتواند کافی باشد؛ اما زمانی که فروش حضوری یا نرمافزار حسابداری نیز دارید، لازم است اطلاعات بین سیستمها هماهنگ شوند.
در بسیاری از فروشگاهها، اتصال صحیح نرمافزار حسابداری و فروشگاه اینترنتی میتواند دوبارهکاری را کاهش دهد و احتمال بروز اختلاف در موجودی و قیمت را کمتر کند.
خیر. حتی فروشگاههای کوچک نیز با افزایش تعداد سفارشها از مزایای یکپارچهسازی موجودی و سفارشها بهرهمند میشوند.
مهمترین دلایل آن شامل ثبت دستی موجودی، نبود ارتباط بین سایت و نرمافزار حسابداری، فروش همزمان از چند کانال و خطاهای انسانی است.
استفاده از یک سیستم مرکزی برای مدیریت موجودی و همگامسازی خودکار اطلاعات بین نرمافزار حسابداری و فروشگاه اینترنتی، یکی از مؤثرترین روشهاست.
بله. حتی فروشگاههایی با تعداد سفارش کمتر نیز با رشد کسبوکار از مزایای کاهش خطا، صرفهجویی در زمان و مدیریت دقیقتر موجودی بهرهمند میشوند.
بله. ثبت سفارش برای کالایی که موجود نیست، معمولاً باعث نارضایتی مشتری، لغو سفارش و کاهش اعتماد به فروشگاه میشود.
