مقالات
چگونه هزاران لیبل کالا را سریع چاپ کنیم؟ | راهنمای چاپ لیبل بارکد فروشگاه و انبار
چگونه هزاران لیبل کالا را سریع چاپ کنیم؟
تصور کنید امروز چند صد کالا وارد فروشگاه یا انبار شده و باید برای همه آنها لیبل چاپ کنید.
روی هر لیبل باید اطلاعات درست کالا، بارکد و تعداد موردنیاز چاپ شود.
روش معمول چیست؟
باز کردن فایل اکسل، پیدا کردن کد کالا، وارد کردن اطلاعات، تنظیم تعداد، آمادهکردن فایل چاپ، بررسی دوباره اطلاعات و در نهایت ارسال فایل برای چاپ.
اگر تعداد کالاها کم باشد، شاید این روش قابل تحمل باشد.
اما وقتی تعداد کالا به چند صد یا چند هزار عدد میرسد، موضوع کاملاً متفاوت میشود.
در این شرایط معمولاً مشکل اصلی کمبود نیروی انسانی نیست.
مشکل، دستی بودن فرآیند چاپ لیبل است.
هرچه تعداد کالا بیشتر شود، احتمال اشتباه در کد کالا، قیمت، بارکد و تعداد چاپ نیز بیشتر میشود.
اما آیا واقعاً لازم است برای چاپ هزاران لیبل، اطلاعات هر کالا را یکییکی وارد کنیم؟
خیر.
امروزه میتوان فرآیند چاپ تعداد زیاد لیبل کالا را به شکل گروهی انجام داد؛ بهگونهای که اطلاعات کالا مستقیماً از اطلاعات نرمافزار حسابداری دریافت شود و فقط تعداد موردنیاز هر لیبل مشخص شود.
در این مقاله بررسی میکنیم چاپ گروهی لیبل چگونه انجام میشود، روشهای دستی چه مشکلاتی دارند و برای فروشگاهها و انبارهایی که تعداد زیادی کالا دارند چه راهکارهایی وجود دارد.
چگونه هزاران لیبل کالا را سریع چاپ کنیم؟
تصور کنید امروز چند صد کالا وارد فروشگاه یا انبار شده و باید برای همه آنها لیبل چاپ کنید.
روی هر لیبل باید اطلاعات درست کالا، بارکد و تعداد موردنیاز چاپ شود.
روش معمول چیست؟
باز کردن فایل اکسل، پیدا کردن کد کالا، وارد کردن اطلاعات، تنظیم تعداد، آمادهکردن فایل چاپ، بررسی دوباره اطلاعات و در نهایت ارسال فایل برای چاپ.
اگر تعداد کالاها کم باشد، شاید این روش قابل تحمل باشد.
اما وقتی تعداد کالا به چند صد یا چند هزار عدد میرسد، موضوع کاملاً متفاوت میشود.
در این شرایط معمولاً مشکل اصلی کمبود نیروی انسانی نیست.
مشکل، دستی بودن فرآیند چاپ لیبل است.
هرچه تعداد کالا بیشتر شود، احتمال اشتباه در کد کالا، قیمت، بارکد و تعداد چاپ نیز بیشتر میشود.
اما آیا واقعاً لازم است برای چاپ هزاران لیبل، اطلاعات هر کالا را یکییکی وارد کنیم؟
خیر.
امروزه میتوان فرآیند چاپ تعداد زیاد لیبل کالا را به شکل گروهی انجام داد؛ بهگونهای که اطلاعات کالا مستقیماً از اطلاعات نرمافزار حسابداری دریافت شود و فقط تعداد موردنیاز هر لیبل مشخص شود.
در این مقاله بررسی میکنیم چاپ گروهی لیبل چگونه انجام میشود، روشهای دستی چه مشکلاتی دارند و برای فروشگاهها و انبارهایی که تعداد زیادی کالا دارند چه راهکارهایی وجود دارد.
چاپ تعداد زیاد لیبل کالا چرا دشوار میشود؟
چاپ یک لیبل کار سختی نیست.
مشکل از جایی شروع میشود که تعداد لیبلها زیاد شود.
فرض کنید ۱۰۰۰ کالای مختلف دارید و برای هر کالا باید لیبل جداگانه چاپ کنید.
اگر اطلاعات هر کالا را بهصورت دستی وارد کنید، باید بارها و بارها این مراحل را تکرار کنید:
- پیدا کردن کالا
- پیدا کردن کد کالا
- وارد کردن نام کالا
- وارد کردن بارکد
- وارد کردن قیمت
- تعیین تعداد لیبل
- بررسی اطلاعات
- ارسال برای چاپ
حالا اگر فقط برای هر کالا یک یا دو دقیقه زمان صرف شود، حجم بسیار زیادی از زمان کارکنان صرف کاری میشود که بخش زیادی از آن قابلیت خودکارسازی دارد.
و مهمتر از زمان، خطای انسانی است.
یک رقم اشتباه در کد کالا یا بارکد میتواند باعث شود لیبل مربوط به محصول دیگری چاپ شود.
آیا برای چاپ هزاران لیبل باید اطلاعات را در اکسل وارد کنیم؟
یکی از رایجترین روشها برای مدیریت تعداد زیادی لیبل، استفاده از Excel است.
این روش در بعضی شرایط میتواند کاربردی باشد، اما وقتی اطلاعات کالا مرتباً تغییر میکند، مشکلات آن بیشتر مشخص میشود.
برای مثال:
قیمت یک محصول تغییر میکند.
اما فایل اکسل بهروزرسانی نشده است.
یا کد کالای جدیدی به سیستم اضافه شده اما هنوز در فایل چاپ وجود ندارد.
یا تعداد موردنیاز لیبل یک کالا تغییر کرده است.
در نتیجه کاربر باید اطلاعات را بین چند سیستم یا فایل جابهجا کند.
این همان چیزی است که باعث ایجاد دوبارهکاری میشود.
اگر در کسبوکار خودتان اطلاعات را چند بار در نرمافزارهای مختلف وارد میکنید، پیشنهاد میکنیم مقاله:
«چند ساعت در هفته صرف ثبت دوباره اطلاعات میکنید؟ | هزینه پنهان دوبارهکاری در فروشگاه»
را نیز بخوانید.
مشکل اصلی چاپ دستی لیبل چیست؟
چاپ دستی فقط زمان بیشتری نمیگیرد.
چهار مشکل اصلی ایجاد میکند:
۱. اتلاف زمان
کارمند یا انباردار باید بخشی از زمان کاری خود را صرف آمادهسازی اطلاعات برای چاپ کند.
۲. خطای انسانی
هر بار ورود دستی اطلاعات، احتمال اشتباه را افزایش میدهد.
۳. دوبارهکاری
اطلاعاتی که قبلاً در نرمافزار حسابداری ثبت شدهاند، دوباره در Excel یا نرمافزار دیگری وارد میشوند.
۴. دشواری در تعداد بالا
وقتی تعداد کالا از چند ده محصول به چند صد یا هزاران محصول میرسد، روش دستی دیگر مقیاسپذیر نیست.
بنابراین اگر هر هفته یا هر ماه تعداد زیادی لیبل چاپ میکنید، بهتر است به جای افزایش نیروی انسانی، ابتدا فرآیند را بررسی کنید.
چاپ گروهی لیبل کالا چیست؟
چاپ گروهی لیبل یعنی بتوانید اطلاعات چندین کالا را در یک فرآیند آماده کنید و سپس لیبل تمام آنها را بدون طراحی و ورود اطلاعات بهصورت تکبهتک چاپ کنید.
برای مثال، فرض کنید این کالاها را دارید:
- کالا A → ۱۰ لیبل
- کالا B → ۵۰ لیبل
- کالا C → ۱۰۰ لیبل
- کالا D → ۲۰ لیبل
در روش گروهی، همه این کالاها در یک جدول قرار میگیرند و شما فقط تعداد موردنیاز هر کالا را مشخص میکنید.
سپس فرآیند چاپ برای همه کالاها اجرا میشود.
این تفاوت ساده، زمانی که تعداد کالا زیاد باشد، بسیار مهم است.
سیستم مناسب باید بتواند این تفاوت را مدیریت کند.
اطلاعات لیبل از کجا میآید؟
اینجا یکی از مهمترین تفاوتهای روش سنتی و روش حرفهای مشخص میشود.
در روش دستی، کاربر ممکن است اطلاعات کالا را از نرمافزار حسابداری بردارد و دوباره در فایل چاپ وارد کند.
اما در یک راهکار متصل به نرمافزار حسابداری، اطلاعات کالا میتواند مستقیماً از دیتابیس نرمافزار دریافت شود.
در این حالت، اطلاعاتی مانند:
- کد کالا
- نام کالا
- قیمت فروش
- بارکد
میتواند در فرآیند آمادهسازی لیبل مورد استفاده قرار بگیرد.
در نتیجه نیاز به کپیکردن مداوم اطلاعات کمتر میشود.
چرا اتصال نرمافزار چاپ لیبل به حسابداری مهم است؟
فرض کنید قیمت کالا در نرمافزار حسابداری تغییر کرده است.
اگر اطلاعات لیبل را از یک فایل جداگانه بخوانید، باید مطمئن شوید فایل نیز بهروز شده است.
اما وقتی ابزار چاپ لیبل به دیتابیس نرمافزار حسابداری متصل باشد، فرآیند دریافت اطلاعات میتواند مستقیمتر انجام شود.
این یعنی به جای اینکه:
حسابداری → Excel → نرمافزار طراحی → چاپگر
حرکت کنید، میتوانید فرآیند را سادهتر کنید:
حسابداری → انتخاب کالا → تعیین تعداد → چاپ
این همان جایی است که اتوماسیون واقعاً ارزش خود را نشان میدهد.
اگر چند دیتابیس داشته باشیم چه میشود؟
این موضوع برای بعضی کسبوکارها بسیار مهم است.
ممکن است یک مجموعه چند دیتابیس یا چند شرکت داشته باشد.
در چنین شرایطی، ابزار چاپ لیبل باید بتواند به دیتابیس موردنظر متصل شود.
در چاپ لیبل روشن امکان تغییر دیتابیس وجود دارد؛ بنابراین اگر چند دیتابیس دارید، میتوانید دیتابیس موردنظر را انتخاب کنید و اطلاعات کالاها را از همان منبع دریافت کنید.
این قابلیت برای مجموعههایی که با چند شرکت یا چند دیتابیس حسابداری کار میکنند، میتواند فرآیند چاپ را بسیار سادهتر کند.
آیا میتوان از فایل طراحیشده در BarTender استفاده کرد؟
بله.
یکی از سناریوهای رایج در چاپ حرفهای لیبل این است که ظاهر لیبل از قبل در نرمافزارهایی مانند BarTender طراحی شده باشد.
در این شرایط لازم نیست طراحی لیبل را از ابتدا انجام دهید.
در چاپ لیبل روشن میتوانید فایل بارکدی طراحیشده را انتخاب کنید و سپس اطلاعات کالا را برای چاپ در اختیار سیستم قرار دهید.
در نتیجه طراحی ظاهری لیبل و مدیریت اطلاعات کالا میتوانند در کنار یکدیگر قرار بگیرند.
چگونه یک کالا را برای چاپ لیبل انتخاب کنیم؟
در یک فرآیند حرفهای چاپ، لازم نیست اطلاعات کالا را دستی وارد کنید.
میتوانید کد کالا را وارد کنید.
سیستم با توجه به اتصال خود به دیتابیس نرمافزار حسابداری، اطلاعات مربوط به آن کالا را پیدا میکند.
سپس اطلاعات در جدول چاپ قرار میگیرد.
بعد از تکمیل جدول، فرآیند چاپ آغاز میشود.
آیا میتوان ۱۰، ۱۰۰ یا ۱۰۰۰ کالا را همزمان چاپ کرد؟
یکی از مزیتهای چاپ گروهی همین است.
در چاپ لیبل روشن محدودیتی از نظر اینکه فقط یک کالا یا چند کالا را وارد جدول کنید، وجود ندارد.
میتوانید تعداد زیادی کالا را در جدول قرار دهید و برای هرکدام تعداد چاپ موردنیاز را تعیین کنید.
سپس سیستم چاپ را برای تمام موارد اجرا میکند.
برای مثال:
کالا A → ۱۰ عدد
کالا B → ۵۰ عدد
کالا C → ۱ عدد
کالا D → ۲۰۰ عدد
و همینطور برای تعداد زیادی کالا.
در نهایت چاپگر، لیبلها را بر اساس تعداد تعیینشده چاپ میکند.
چاپ لیبل روشن چیست؟
وقتی تعداد کالا زیاد میشود، به یک ابزار نیاز دارید که بین اطلاعات نرمافزار حسابداری و چاپگر لیبل، فرآیند را ساده کند.
چاپ لیبل روشن یک راهکار مدیریت چاپ لیبل است که به دیتابیس نرمافزار حسابداری متصل میشود و برای دشت و سپیدار نسخههای متناسب ارائه میکند.
این نکته مهم است:
نسخه مربوط به دشت با نسخه مربوط به سپیدار یکسان نیست و هرکدام بهصورت جداگانه ارائه میشوند.
در این راهکار میتوانید:
- دیتابیس موردنظر را انتخاب کنید.
- کد کالا را وارد کنید.
- اطلاعات کالا را از دیتابیس دریافت کنید.
- فایل بارکد طراحیشده را انتخاب کنید.
- تعداد چاپ هر کالا را تعیین کنید.
- چندین کالا را در جدول قرار دهید.
- و در نهایت چاپ گروهی لیبلها را آغاز کنید.
به این ترتیب، به جای اینکه برای هر کالا یک فرآیند جداگانه انجام دهید، میتوانید مجموعه بزرگی از کالاها را در یک فرآیند مدیریت کنید.
اگر تعداد لیبلها زیاد است، از طراحی شروع نکنید؛ از فرآیند شروع کنید
بسیاری از افراد وقتی با تعداد زیادی لیبل مواجه میشوند، اولین سؤالشان این است:
«با چه نرمافزاری لیبل طراحی کنم؟»
اما سؤال مهمتر این است:
«اطلاعات لیبل را چگونه بدون دوبارهکاری به مرحله چاپ برسانم؟»
اگر طراحی فوقالعادهای داشته باشید اما اطلاعات کالا را برای هر محصول بهصورت دستی وارد کنید، همچنان مشکل اصلی باقی است.
راهکار حرفهای باید هر دو بخش را در کنار هم ببیند:
طراحی لیبل + مدیریت اطلاعات کالا + چاپ گروهی
این همان نقطهای است که ابزارهای تخصصی چاپ لیبل میتوانند ارزش واقعی ایجاد کنند.
جمع بندی:
اگر فقط چند لیبل چاپ میکنید، روش دستی شاید مشکل بزرگی ایجاد نکند.
اما وقتی تعداد کالاها به صدها یا هزاران محصول میرسد، ورود دستی اطلاعات دیگر فقط یک کار زمانبر نیست؛ بلکه میتواند باعث دوبارهکاری، خطای انسانی و افزایش هزینه عملیاتی شود.
برای چاپ تعداد زیاد لیبل کالا، بهتر است فرآیند را از حالت:
اکسل → ورود دستی → طراحی مجدد → چاپ تکبهتک
خارج کنیم و به سمت فرآیندی برویم که در آن اطلاعات کالا مستقیماً از منبع اصلی دریافت شود.
در راهکارهایی مانند چاپ لیبل روشن، اطلاعات کالا از دیتابیس نرمافزار حسابداری دریافت میشود، امکان انتخاب دیتابیس وجود دارد، فایل بارکد طراحیشده قابل استفاده است و میتوان تعداد چاپ هر کالا را مشخص کرد و چاپ گروهی تعداد زیادی کالا را انجام داد.
در نتیجه:
وقتی تعداد لیبلها زیاد میشود، راهحل افزایش نیروی انسانی نیست؛ راهحل، حذف کارهای تکراری است.
اگر فروشگاه یا انبار شما از دشت یا سپیدار استفاده میکند و چاپ تعداد زیادی لیبل برایتان تبدیل به یک کار زمانبر شده است، میتوانید مشخصات و امکانات چاپ لیبل روشن را بررسی کنید.
آیا راهکار بهتری دارید؟
اطلاع دهید (در بخش توضیحات فرم زیر بنویسید) و جایزه بگیرید.
سوالات متداول
برای چاپ تعداد زیاد لیبل، بهتر است به جای ورود دستی اطلاعات هر کالا، از نرمافزاری استفاده شود که بتواند اطلاعات کالا را از دیتابیس حسابداری دریافت کرده و امکان چاپ گروهی را فراهم کند.
بله. در روش چاپ گروهی میتوان تعداد زیادی کالا را وارد فرآیند چاپ کرد و برای هر کالا تعداد موردنیاز لیبل را مشخص کرد.
الزامی نیست. Excel یکی از روشهای مدیریت اطلاعات است، اما در صورت اتصال مستقیم ابزار چاپ به دیتابیس حسابداری، میتوان بسیاری از ورودهای دستی اطلاعات را حذف کرد.
بله. در چاپ گروهی میتوان تعداد چاپ هر کالا را بهصورت جداگانه تعیین کرد؛ بنابراین مثلاً یک کالا میتواند ۱۰ لیبل و کالای دیگری ۵۰۰ لیبل داشته باشد.
بله. در راهکارهای متصل به دیتابیس حسابداری، اطلاعات کالا مانند کد، نام، قیمت و بارکد میتواند برای فرآیند چاپ استفاده شود.
بله. در چاپ لیبل روشن امکان انتخاب فایل بارکدی که قبلاً با نرمافزارهایی مانند BarTender طراحی شده وجود دارد.
در چاپ لیبل روشن امکان انتخاب و تغییر دیتابیس موردنظر وجود دارد؛ بنابراین مجموعههایی که با چند دیتابیس کار میکنند میتوانند دیتابیس موردنیاز خود را انتخاب کنند.
بله، اما نسخه مربوط به دشت و نسخه مربوط به سپیدار جداگانه ارائه میشوند و یک نسخه واحد برای هر دو نرمافزار وجود ندارد.
کاهش ورود دستی اطلاعات میتواند احتمال خطاهای ناشی از کپی و ورود مجدد اطلاعات را کاهش دهد؛ البته دقت نهایی به اطلاعات موجود در دیتابیس و تنظیمات چاپ نیز بستگی دارد.
لیبل بارکد میتواند شناسایی کالا، مدیریت موجودی و فرآیندهای مرتبط با انبار را سادهتر کند، بهخصوص زمانی که تعداد کالاها زیاد باشد.
خیر. اگر قالب لیبل از قبل طراحی شده باشد، میتوان اطلاعات کالاهای مختلف را در همان قالب قرار داد و فرآیند چاپ گروهی را انجام داد.
هرچه تعداد کالاها و دفعات چاپ بیشتر شود، حذف ورود دستی اطلاعات ارزش بیشتری پیدا میکند؛ زیرا زمان نیروی انسانی و احتمال خطای ناشی از دوبارهکاری کاهش مییابد.
