مقالات
چند ساعت در هفته صرف ثبت دوباره اطلاعات میکنید؟
آیا هنوز اطلاعات فروش، موجودی و سفارشها را چند بار ثبت میکنید؟
فرض کنید یک سفارش اینترنتی ثبت میشود.
کارمند شما ابتدا سفارش را در سایت مشاهده میکند.
سپس همان اطلاعات را در نرمافزار حسابداری وارد میکند.
بعد موجودی کالا را بررسی میکند.
قیمت را کنترل میکند.
اگر لازم باشد اطلاعات را برای انبار ارسال میکند.
و در پایان دوباره وضعیت سفارش را در سایت تغییر میدهد.
حالا یک سؤال ساده:
اگر روزانه فقط ۳۰ سفارش داشته باشید، چند ساعت از زمان تیم شما صرف انجام کارهایی میشود که قبلاً یکبار انجام شدهاند؟
بسیاری از مدیران تصور میکنند دوبارهکاری فقط چند دقیقه از وقت کارکنان را میگیرد؛ اما وقتی این زمان را در تعداد سفارشها، روزهای کاری و تعداد کارکنان ضرب کنید، متوجه خواهید شد که هر ماه دهها ساعت از زمان مجموعه صرف کاری میشود که میتواند کاملاً خودکار انجام شود.
آیا هنوز اطلاعات فروش، موجودی و سفارشها را چند بار ثبت میکنید؟
فرض کنید یک سفارش اینترنتی ثبت میشود.
کارمند شما ابتدا سفارش را در سایت مشاهده میکند.
سپس همان اطلاعات را در نرمافزار حسابداری وارد میکند.
بعد موجودی کالا را بررسی میکند.
قیمت را کنترل میکند.
اگر لازم باشد اطلاعات را برای انبار ارسال میکند.
و در پایان دوباره وضعیت سفارش را در سایت تغییر میدهد.
حالا یک سؤال ساده:
اگر روزانه فقط ۳۰ سفارش داشته باشید، چند ساعت از زمان تیم شما صرف انجام کارهایی میشود که قبلاً یکبار انجام شدهاند؟
بسیاری از مدیران تصور میکنند دوبارهکاری فقط چند دقیقه از وقت کارکنان را میگیرد؛ اما وقتی این زمان را در تعداد سفارشها، روزهای کاری و تعداد کارکنان ضرب کنید، متوجه خواهید شد که هر ماه دهها ساعت از زمان مجموعه صرف کاری میشود که میتواند کاملاً خودکار انجام شود.
ثبت دوباره اطلاعات یعنی چه؟
ثبت دوباره اطلاعات زمانی اتفاق میافتد که یک داده، بیش از یکبار و در چند سیستم مختلف وارد شود.
برای مثال:
- ثبت سفارش در سایت
- ثبت همان سفارش در نرمافزار حسابداری
- اصلاح موجودی در سایت
- اصلاح موجودی در نرمافزار
- تغییر قیمت در دشت
- تغییر همان قیمت در سایت
در نگاه اول این کار ساده به نظر میرسد، اما وقتی تعداد محصولات و سفارشها افزایش پیدا کند، به یکی از بزرگترین عوامل اتلاف زمان تبدیل میشود.
دوبارهکاری فقط زمان را هدر نمیدهد
بسیاری از مدیران فقط به زمان از دسترفته فکر میکنند.
در حالی که هزینههای واقعی بسیار بیشتر است.
۱. افزایش احتمال خطای انسانی
هر بار که اطلاعات دوباره وارد میشود، احتمال اشتباه نیز وجود دارد.
ممکن است:
- موجودی اشتباه ثبت شود.
- قیمت اشتباه وارد شود.
- تعداد کالا اشتباه باشد.
- سفارش ناقص ثبت شود.
۲. کاهش بهرهوری کارکنان
کارکنان به جای انجام کارهای مهمتر، وقت خود را صرف انتقال اطلاعات بین چند سیستم میکنند.
در نتیجه:
- سرعت پاسخگویی کاهش پیدا میکند.
- سفارشها دیرتر آماده میشوند.
- فرصت توسعه کسبوکار از دست میرود.
۳. افزایش هزینههای پنهان
فرض کنید ثبت دوباره هر سفارش فقط ۳ دقیقه زمان ببرد.
اگر روزانه ۵۰ سفارش داشته باشید:
- ۱۵۰ دقیقه در روز
- حدود ۲.۵ ساعت در روز
- بیش از ۶۰ ساعت در ماه
یعنی تقریباً معادل چند روز کاری کامل، فقط صرف ورود دوباره اطلاعات میشود.
۴. نارضایتی کارکنان
کارهای تکراری معمولاً خستهکننده هستند.
وقتی بخش زیادی از زمان کارکنان صرف ورود اطلاعات شود، انگیزه و تمرکز آنها نیز کاهش پیدا میکند.
نشانههایی که میگوید فروشگاه شما درگیر دوبارهکاری است
اگر این موارد برایتان آشناست، احتمالاً فرآیندهای شما نیاز به بازنگری دارند:
- سفارش سایت را دوباره در دشت ثبت میکنید.
- قیمت کالا را هم در سایت و هم در نرمافزار تغییر میدهید.
- موجودی را دستی اصلاح میکنید.
- کارکنان بین چند نرمافزار جابهجا میشوند.
- برای هر سفارش چند بار اطلاعات یکسان وارد میشود.
- اختلاف موجودی یا قیمت بین سیستمها زیاد رخ میدهد.
چرا دوبارهکاری با رشد فروشگاه بیشتر میشود؟
در ابتدای کار شاید روزانه چند سفارش داشته باشید و ثبت دستی اطلاعات مشکلی ایجاد نکند.
اما با رشد کسبوکار:
- تعداد محصولات بیشتر میشود.
- سفارشها افزایش پیدا میکنند.
- کارکنان بیشتری اضافه میشوند.
- کانالهای فروش متنوعتر میشوند.
در این شرایط، همان فرآیند دستی که قبلاً قابل مدیریت بود، به یک مانع جدی برای رشد تبدیل میشود.
چگونه دوبارهکاری را حذف کنیم؟
راهکار اصلی، یکپارچهسازی سیستمها است.
به جای اینکه اطلاعات بین چند نرمافزار بهصورت دستی جابهجا شوند، هر سیستم باید اطلاعات موردنیاز خود را بهصورت خودکار دریافت کند.
برای مثال:
- ثبت سفارش در سایت
- انتقال اطلاعات سفارش به نرمافزار حسابداری
- بهروزرسانی موجودی
- اصلاح قیمت در صورت نیاز
همه این مراحل میتوانند بدون ورود مجدد اطلاعات انجام شوند.
ارتباط روشن؛ حذف دوبارهکاری در فروشگاه
در آیتی روشن، ارتباط روشن با هدف اتصال نرمافزار حسابداری دشت و فروشگاه ووکامرسی طراحی شده است.
این راهکار به کسبوکارها کمک میکند اطلاعات مهم مانند سفارشها، موجودی و قیمتها بین سیستمها هماهنگ شوند و نیاز به ثبت چندباره اطلاعات کاهش پیدا کند.
نتیجه این یکپارچهسازی میتواند شامل موارد زیر باشد:
- کاهش زمان انجام کارها
- کاهش خطاهای انسانی
- افزایش سرعت پردازش سفارشها
- تمرکز بیشتر مدیر و کارکنان بر توسعه فروش
قبل از استخدام نیروی جدید، این سؤال را از خود بپرسید
بسیاری از مدیران وقتی حجم سفارشها افزایش پیدا میکند، به فکر استخدام یک نیروی جدید میافتند.
اما گاهی مشکل کمبود نیرو نیست.
مشکل این است که همان نیروهای فعلی، ساعتهای زیادی را صرف کارهایی میکنند که قابلیت خودکار شدن دارند.
قبل از افزایش هزینههای منابع انسانی، بررسی کنید چه مقدار از زمان تیم شما صرف ورود تکراری اطلاعات میشود.
جمع بندی:
ثبت دوباره اطلاعات شاید در ظاهر فقط چند دقیقه زمان بگیرد، اما در مقیاس ماهانه و سالانه به یکی از بزرگترین هزینههای پنهان کسبوکار تبدیل میشود.
کاهش دوبارهکاری فقط به معنای صرفهجویی در زمان نیست؛ بلکه باعث کاهش خطا، افزایش سرعت پاسخگویی و بهبود تجربه مشتری نیز خواهد شد.
اگر فرآیندهای فروش، انبار و حسابداری شما هنوز بهصورت جداگانه انجام میشوند، اکنون بهترین زمان برای بررسی امکان یکپارچهسازی آنهاست.
آیا راهکار بهتری دارید؟
اطلاع دهید (در بخش توضیحات فرم زیر بنویسید) و جایزه بگیرید.
سوالات متداول
این کار باعث اتلاف زمان، افزایش احتمال خطای انسانی، کاهش بهرهوری کارکنان و افزایش هزینههای عملیاتی میشود.
خیر. حتی فروشگاههای کوچک نیز در صورت استفاده از چند سیستم مجزا ممکن است با این مشکل مواجه شوند.
با یکپارچهسازی نرمافزارهای مورد استفاده و حذف ورود دستی اطلاعات تکراری.
بله. هرچه اطلاعات کمتر بهصورت دستی وارد شوند، احتمال اشتباه نیز کاهش پیدا میکند.
در بسیاری از کسبوکارها، اتصال صحیح این دو سیستم باعث کاهش ورود تکراری اطلاعات و سادهتر شدن فرآیند مدیریت سفارشها و موجودی میشود.
